Решение для ЗАГС

Перевод в электронный вид актовых записей

В российских органах ЗАГС пока не существует единой методологии и инструментария по созданию электронных ресурсов архивных фондов. Однако уже намечены некоторые подходы к наполнению информационных систем. Мы предлагаем краткий обзор таких подходов структурах ЗАГС.

Правила составления и оформления записей АГС регламентируются Федеральным законом от 15.11.1997 г. №143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», но при этом, в каждом регионе сложились свои особые условия, особенности и традиции заполнения актовых записей. Менялись форматы и формы бланков.

Всё это привело к тому, что практически в каждом субъекте РФ органам ЗАГС, которые понимали необходимость наполнения информационных систем, приходилось вырабатывать свои, индивидуальные решения по извлечению сведений из бумажных оригиналов. Не имея опыта и трудовых ресурсов для грамотной оценки эффективности, органы ЗАГС применяли различные подходы.

1.      Самостоятельное внесение сведений в информационную систему с оригиналов актовых записей.

2.      Самостоятельное сканирование актовых записей и внесение сведений в информационную систему.

3.      Закупка комплексных услуг по оцифровке актовых записей у специализирующейся на этом организации(аутсорсинг)

         Анализ уже реализованных регионами проектов позволил сделать ряд следующих выводов.    

          Первый подход показывает крайне низкую скорость внесения сведений и значительное повышение нагрузки на самих сотрудников ЗАГС, так как требует отвлечения их от основной работы или работ во внеурочное время. В одном из регионов сотрудники ЗАГС за год работы смогли внести только 5% от востребованных записей, и в результате было принято решение о передаче услуг на аутсорсинг.

           Второй подход позволяет получить электронный фонд пользования и избавиться от необходимости обращения к бумажному архиву, но имеет несколько сложностей. В частности для получения качественных читаемых электронных копий необходима закупка дорогостоящего сканирующего оборудования. Внесение же сведений в информационную систему своими силами - процесс очень длительный и трудоёмкий. Органам ЗАГС выгоднее передавать оцифровку актовых записей на аутсорсинг, когда специализированная организация выполняет комплекс услуг в полном объёме.

           Наибольшую эффективность показал третий подход, который исключает повышение нагрузки на сотрудников ЗАГС, позволяет производить контроль загружаемых в систему данных и реализовать проект максимально оперативно.

 

Комплексное решение от СИНТАРЕКС включает в себя:

·      Сканирование.

•   Индексирование (с привязкой к конкретному образу документа).

•   Загрузка в программные комплексы НАХОДКА ЗАГС, МАИС ЗАГС.

Технология залпового ввода

          Основной массив бумажных изданий переводится в электронный вид и загружается в систему с использованием технологии залпового ввода. Применяются специализированные промышленные технологии, профессиональная техническая база и высококвалифицированный персонал «СИНТАРЕКС», имеющий  многолетний опыт выполнения аналогичных работ.

ZAGS.png 

Обобщенная схема залпового ввода документов

 

Технология обработки массива документов выполняется в несколько этапов:

1.      Экспертиза актовых книг - проводится выезд специалиста «СИНТАРЕКС» для обследования массива документов, места и условий работы. Составляется отчет об обследовании, разрабатывается и согласовывается техническое задание на выполнение работ.

2.      Формирование рабочих групп для выполнения работ в отделах ЗАГС.

3.      Подбор Заказчиком предполагаемого к обработке массива актовых книг.

4.      Подготовка актовых книг к сканированию для выполнения работ специалистами «СИНТАРЕКС»  в отделах ЗАГС.

5.      Сканирование - выполняется в цветном режиме для получения тождественной копии оригинала актовой записи и отображения внесенных изменений, выполненных в цвете.

6.      Контроль качества;

7.      Индексирование, формирование индексной информации для каждой актовой записи;

          Для каждого отсканированного документа по результатам индексирования будет создана электронная учетная карточка, содержащая информацию, необходимую для поиска, группировки, отображения и печати электронных копий актовых записей. Состав реквизитных полей для индексирования актовых записей будет зависеть от типа записи гражданского состояния. Для каждого типа актовой записи Заказчик определяет требуемый состав полей индексирования.

         При проведении индексирования «СИНТАРЕКС» обеспечивает защиту от несанкционированного доступа к информации. Оператор при вводе информации в соответствующие поля имеет доступ только к определенным атрибутам актовой записи и не видит электронный образ целиком. Индексирование реквизитных полей проводится с учетом внесенных на момент создания индексной информации в актовые записи изменений и исправлений в соответствии с действующим законодательством РФ.