Электронный архив

Практика делового документооборота и российское законодательство требуют от организации работы с большим количеством различного рода бумажной документации, а также, длительного ее хранения. При этом, согласно оценкам экспертов, за год количество данных в компаниях возрастает на 60–100%. В то же время, современной успешной компании необходимо максимально быстро и точно работать с информацией. Зачастую, этому препятствуют недостатки традиционных бумажных архивов:

  • Высокая стоимость хранения
  • Затрудненный доступ к документам
  • Низкая скорость поиска нужного документа
  • Невозможность расширенного поиска по заданным параметрам
  • Сложность одновременного использования одного документа несколькими сотрудниками
  • Трудности с организацией санкционированного доступа к конфиденциальной информации
  • Неудобство размещения новых документов в существующем архиве

«СИНТАРЕКС» предлагает создание автоматизированной системы, избавленной от перечисленных выше недостатков и реализующей следующие функции:

  • Удобный поисковый механизм и быстрый доступ к информации со стороны авторизованных пользователей
  • Интеграцию с имеющимися приложениями (электронный документооборот, система управления предприятием, почтовая система, учетная система, офисные приложения)
  • Обеспечение информационной безопасности
  • Управление и администрирование
  • Гарантированное хранение и пополнение единой базы информации о документах, включая электронные копии документов

Подробнее о системе


Система организована по модульному принципу и включает в себя следующие компоненты:

  1. Подсистема электронного архива
  2. Подсистема обеспечения залпового ввода
  3. Подсистема текущего ввода
  4. Подсистема управления хранением данных

SEA_html_m6b41a548.jpg

Обобщенная структурная схема системы электронного архива

1. Подсистема электронного архива


Для организации электронного архива используется решение на основе промышленной базы данных.

Подсистема электронного архива обладает следующими свойствами:

Функциональность

  • Управление электронными документами в различных форматах
  • Работа со справочниками, словарями
  • Формирование отчетности, с возможностью настройки под конкретного пользователя
  • Обеспечение широких возможностей поиска документов
  • Просмотр документов, вывод в другие ИС или на печать
  • Привязка к номенклатуре дел
  • Контроль сроков хранения
  • Указание местоположения оригиналов, копий
  • Контроль событий в системе

Пример настройки параметров создания электронной копии документа


Удобный пользовательский интерфейс

  • Доступ к документам по технологии «тонкого клиента»
  • Все операции пользователи выполняют при помощи Интернет браузера
  • Простой и понятный набор полей и кнопок, лаконичные и полнофункциональные меню
  • Использование различных видов классификаторов: тематический, номенклатура дел, местоположение оригиналов и копий и т.п.


Пример отображения документа с индексными атрибутами в электронном архиве

Простота работы с документами

  • Версионность документов
  • Классификация документов в архиве, рубрикация и структурирование архива
  • Регистрация документов
  • Настраиваемая под пользователя карточка документов
  • Информативные списки документов

Пример поиска документа в электронном архиве

Простота администрирования

  • Администрирование ролей, прав на рубрикаторы и документы
  • Удобство и информативность регистрации пользователей
  • Структурирование пользователей
  • Удобство и информативность ведения справочников

Эффективная безопасность

  • Аутентификация клиентов
  • Эффективная система ролей
  • Эффективная система прав на классификаторы и документы
  • Аудит событий

2. Залповый ввод накопленной документации в систему


Актуальный объем документов, накопленный в бумажном архиве до внедрения системы, загружается в систему по технологии массовой обработки документов - залпового ввода. Применяются специализированные промышленные технологии, программное обеспечение и оборудование.


Обобщенная схема залпового ввода документов

Высококвалифицированный персонал «СИНТАРЕКС» обладает многолетним опытом выполнения аналогичных работ, как на базе собственного Производственного центра, так и на территории Заказчика в любом регионе России.

3. Подсистема текущего ввода


Перевод в электронный вид и размещение в архиве текущих документов, поступающих или создаваемых в организации, осуществляется с использованием подсистемы текущего ввода, обеспечивающей:

  • перевод текущих поступлений бумажных документов в электронный вид с требуемой скоростью сканирования и контролем качества получаемых изображений;
  • централизованное управление процессом сканирования, включая конфигурирование и мониторинг сканирующего оборудования, а также контроль процесса сканирования на всех этапах обработки документов;
  • индексирование (создание набора поисковых атрибутов документа) образов документов, а также документов, получаемых в электронном виде;
  • размещение документа в системе на основе результатов индексирования;
  • загрузку электронных документов в хранилище;
  • ведение учета и статистики документов, введенных в систему.

Схема подсистемы текущего ввода документов

4. Подсистема хранилище документов


Хранилище документов предназначено для управления системами хранения данных и резервного копирования и может использоваться для вычислительных систем, имеющих повышенные требования к объемам данных, производительности и надежности.

Хранилище документов обеспечивает выполнение следующих функций:

  • гарантированное хранение электронных документов и атрибутивной информации;
  • централизованное управление компонентами системы хранения, включая конфигурирование и мониторинг этих компонентов;
  • обеспечение оптимизации хранения данных по разным уровням хранения
  • обеспечение резервного копирования и архивации данных;
  • обеспечение возможности масштабирования системы хранения.

Наряду с услугами по созданию системы электронного архива, «СИНТАРЕКС» предлагает полный спектр оборудования, обеспечивающего функционирование системы.